Intelligenza Artificiale: nuova risorsa per organizzare e gestire i flussi finanziari e la comunicazione d'impresa - il caso di Iren e Irene

Over the past four years, I have had the opportunity to work for a major multi-utility company that, on a national level, provides various essential services to citizens and businesses (electricity, gas, district heating, water, waste collection, etc.). I am currently working in the Business Unit responsible for managing incoming payments, reconciling them, and verifying their correct accounting. The structure in which I work is therefore involved in three fundamental areas for the company’s operations: • Financial: Since customer payments are the primary source of the company's funding (it is particularly important to manage these collections quickly, effectively, and intelligently to reduce costs). • Accounting: As this involves the active cycle, the activity generates various accounting entries each time a 'credit' is received in the company's accounts 'matched' to an invoice. This activity must be monitored and controlled because the resulting accounting entries are also subject to analysis by the auditing firm. • Customer Management: It is not always automatic or straightforward for customer payments to be 'matched' correctly with their respective invoices. Even a small percentage of error on large numbers can translate into hundreds of customer complaints, which in turn clog up other company structures (call centers, service counters, etc.). For this reason, it is essential to communicate with customer-facing areas to provide technical support, prevent, intercept, and correct any errors. This work experience has prompted me to reflect on how to innovate by streamlining and improving the efficiency of my activities, and this thesis is inspired by these goals. For all the aforementioned areas, it is clear that automating certain processes and leveraging artificial intelligence (AI) becomes an indispensable tool for enhancing the performance of the structure and reducing costs. Over these years, I have observed the impact that certain innovations and automations can have on such activities and the challenges that are currently the most difficult to overcome. The thesis will analyze how these implementations can change work processes while examining the impacts that AI will have in the future on the accounting management of incoming flows and the related relationship with clients. This thesis reveals that artificial intelligence represents an unprecedented opportunity but must be managed. It can not only automate processes and improve efficiency but also open new avenues for innovation and growth. However, to fully leverage these opportunities, companies must be prepared to adopt new technologies, manage their risks by appropriately evolving internal processes, and invest in staff training.

Negli ultimi quattro anni ho avuto l’opportunità di lavorare per un’importante multiutility, azienda che, a livello nazionale, si occupa di fornire a cittadini e imprese vari servizi di prima necessità (luce, gas, teleriscaldamento, acqua, raccolta rifiuti…). Lavoro attualmente nella Business Unit a cui compete la gestione dei pagamenti in entrata, il loro riscontro e la verifica della relativa corretta contabilizzazione. La struttura in cui lavoro è pertanto coinvolta in tre ambiti fondamentali per l’operatività aziendale: - Finanziario: poiché i pagamenti dei clienti sono la principale fonte di finanziamento dell’azienda (è particolarmente rilevante gestire questi incassi velocemente, efficacemente e riducendo i costi in maniera intelligente). - Contabile: trattandosi di ciclo attivo l’attività in questione produce conseguentemente diverse iscrizioni contabili, che si creano ogni volta che un ‘accredito’ perviene ai conti aziendali ‘abbinato’ ad una fattura. Quest’attività deve essere monitorata e controllata perché le scritture contabili che ne scaturiscono sono anche oggetto di analisi da parte della società di revisione contabile. - Gestione cliente: non è sempre automatico e scontato che i pagamenti dei clienti si ‘abbinino’ correttamente con le rispettive fatture. Anche una piccola percentuale di errore su grandi numeri si può tradurre in centinaia di lamentele da parte dei clienti, che a loro volta intasano altre strutture aziendali (Call center, Sportelli, ecc…). Per questo motivo è fondamentale dialogare con le aree a contatto con il cliente al fine di fornire supporto tecnico, prevenendo, intercettando e correggendo eventuali errori. Questa esperienza lavorativa mi ha stimolato a riflettere su come innovare, razionalizzando ed efficientando, l’attività di cui mi occupo e la presente tesi trae spunto proprio da questi obiettivi. Per tutte le aree sopra citate è di tutta evidenza come l’automazione di determinati processi e il supporto di intelligenze artificiali (AI) diventano uno strumento indispensabile per aumentare le performance della struttura e ridurre i costi. In questi anni ho peraltro avuto modo di constatare l’impatto che determinate innovazioni e automazioni possono avere su attività di questo tipo e quali sono i limiti che ad oggi risultano più difficili da superare. L’elaborato di tesi analizzerà come queste implementazioni possano cambiare i processi lavorativi, analizzando al contempo gli impatti che l’AI avrà nel futuro sulla gestione contabile dei flussi di entrata e il correlato rapporto con la clientela. Da questa tesi emerge che l’intelligenza artificiale rappresenta un’opportunità senza precedenti ma va governata. Non solo può automatizzare i processi e migliorare l’efficienza, ma può anche aprire nuove strade per l’innovazione e la crescita. Tuttavia, per sfruttare appieno queste opportunità, le aziende devono essere pronte ad adottare le nuove tecnologie, a gestirne i rischi evolvendo appropriatamente anche i processi interni e a investire nella formazione del personale.