La gestione documentale a supporto dell'informatizzazione dei processi in Sanità

L'intento della relazione è quello di fornire adeguate argomentazioni e strumenti a supporto della tesi che sostiene, che la produzione di una migliore organizzazione delle attività, derivi dall'utilizzo dell'informatizzazione quale approccio nell'ingegnerizzazione dei processi. La leva di informatizzazione individuata, è quella della gestione documentale, che verrà analizzata nei suoi stadi fondamentali: la formazione, la condivisione, l'archiviazione e la conservazione del documento e della relativa informazione in esso contenuta. La tesi si fonda sulla necessità di distinguere l'informazione dal supporto che la contiene; solo questa scissione permette di concepire il dato come un oggetto a se stante, che può viaggiare su un binario parallelo rispetto al documento. E' indubbio che sia più semplice e meno oneroso trasferire dati ed informazioni rispetto alla condivisione del documento in se'. Sarà cura dell'intera relazione quantificare i benefici in termini di efficacia ed efficienza organizzativa che questa distinzione è in grado di apportare. Informatizzare l'informazione porta ad un'automatizzazione dei processi, ma è intrinseco nella natura umana non poter prescindere dal documento, quale strumento di memoria e di testimonianza dell'informazione nel tempo. Si tenta in questa sede di dare una valenza alla memoria digitale, essendo fermamente convinti che sistematizzando l'informazione, sia possibile organizzare i processi secondo una logica nuova, in grado di formare il documento solo quando necessario e mantenendo invece traccia perenne dell'informazione, vera portatrice di valore aggiunto. Da tempo il tema della semplificazione amministrativa nella Pubblica Amministrazione sembra essere particolarmente gradito, perchè in grado di rispondere alle necessità dell'utenza di ricevere un servizio più celere e mirato, dall'altro l'interesse della Pubblica Amministrazione a smaltire attività che subiscono oramai da tempo una burocratizzazione troppo spinta. Si è deciso di circoscrivere l'ambito di analisi ad un particolare mondo, che è quello della Sanità, una sfera pubblica particolarmente recettiva alle soluzioni organizzative proposte dal mercato. La metodologia attraverso la quale si intende dimostrare la tesi in oggetto prevede l'analisi di alcuni processi riguardanti il mondo sanitario in termini di riorganizzazione attraverso l'informatizzazione e la gestione dell'informazione. Il ciclo acquisti ¿ logistica sarà di esempio per quanto riguarda la sfera amministrativa; per l'ambito sanitario verrà analizzato il processo di formazione e gestione della cartella clinica; per l'area delle risorse umane verrà portato un case study di applicazione dell'informatizzazione di processo tramite l'utilizzo di strumenti di gestione documentale non ¿tradizionali¿, la gestione dei corsi di formazione ECM per le risorse umane umane interne alle aziende sanitarie. Per ognuno dei processi individuati si porterà alla luce il legame oramai indissolubile che esiste tra l'informatica e l'organizzazione, legame più generalmente conosciuto come sistema informativo. Il focus sarà però rivolto a quella parte di sistema informativo che genera, condivide, archivia e conserva i documenti, ovvero i sistemi di gestione e conservazione documentale. Ampio spazio verrà dato al processo di conservazione a norma, che ha equiparato il documento elettronico a quello analogico attraverso strumenti di natura informatica e normativa.