ERP e informazioni: strumenti integrati di gestione e comunicazione aziendale

Exponential technological innovation, high competition and challenging dynamism. Three characteristics that concisely but extremely clearly describe the socio-economic context in which many companies operate. Three characteristics that summarize a totally unstable and uncertain picture, but equally captivating and full of opportunities one. It is right in this circumstance that the ERP market finds space: a tool that more and more companies are adopting to ride the wave of digital transformation and remain competitive within their sector. The implementation of a new ERP, in fact, allows companies to focus on all internal and external processes in such a way as to increase their value by maximizing efficiency and effectiveness. Modern ERPs are the final result of a long and complex transformation process in the IT field: the first software on the market were the so-called MRPs, through which it was only possible to manage material requirements and the planning of production orders. They were followed by MRPIIs, first ERPs generation, up to the tools currently on the market that allow the management, on a single system, of entire business flows, for example the supply chain or customer relations. Unlike the implementations used decades ago which were based on the waterfall methodology, recent projects envisage, in many cases, an agile methodology, characterized by significantly reduced methods and times compared to the former and, consequently, also less expensive. A further positive aspect why the agile methodology is preferred is flexibility: customer requirements are collected gradually during the different project phases, favoring continuous interaction and updating of end users and showing them directly within the system the required features as soon as they are implemented. An example of a very successful management system is SAP. It is divided into modules, that is, into sets and sub-sets of functions that pertain to the same functional area. Currently, however, companies increasingly have structures organized by processes rather than by functions; it is for this reason that SAP, over the years, has made many integrations available at the level of internal and external processes. Among the most appreciated functions in the Finance sector we can identify income management and the management of parallel ledgers, an overview of which is provided in the fourth chapter of the thesis. Examining SAP from a more analytical point of view, however, it can be considered as an enormous container of data which, if adequately analysed, processed and even more importantly contextualised, can be transformed into very useful information for the definition of business strategies and the subsequent formulation of action plans and concrete activities in order to achieve them. Corporate communication supported by information systems can be of two types: internal, therefore addressed to subjects who belong to the company itself and external, i.e. addressed to all stakeholders in the company, but who operate outside of it. Through SAP it is possible to produce mandatory or optional reporting to be sent to government institutions or made available and consultable externally and reports for exclusively internal use. The objective of the thesis is to expose the operational functions that SAP makes available for the management of some of the main business processes, highlighting their rigor, but also the high quality result that it allows to obtain.

Innovazione tecnologica esponenziale, elevata concorrenza e sfidante dinamicità. Tre caratteristiche che descrivono in modo conciso, ma estremamente chiaro il contesto socio-economico in cui operano molte aziende. Tre caratteristiche che riassumono un quadro totalmente instabile ed incerto, ma altrettanto accattivante e ricco di opportunità. È proprio in questa circostanza che trova spazio il mercato degli ERP: uno strumento che sempre più aziende adottano per cavalcare l’onda della digital transformation e rimanere competitive all’interno del proprio settore. L’implementazione di un nuovo ERP, infatti, permette alle aziende di porre l’attenzione su tutti i processi interni ed esterni in modo tale da aumentarne il valore massimizzando l’efficienza e l’efficacia. Gli ERP moderni sono il risultato finale di un lungo e complesso processo di trasformazione in campo informatico: i primi software in commercio furono i cosiddetti MRP, attraverso i quali era possibile gestire unicamente i fabbisogni dei materiali e la pianificazione degli ordini di produzione. Ad essi seguirono gli MRPII, gli ERP di prima generazione, fino ad arrivare agli strumenti attualmente in commercio che consentono la gestione, su un unico sistema, di interi flussi aziendali, ad esempio la catena di approvvigionamenti o le relazioni con i clienti. A differenza delle implementazioni utilizzate decenni fa che si basavano sulla metodologia waterfall, i progetti recenti prevedono, in molti casi, una metodologia agile, caratterizzata da modalità e tempistiche decisamente ridotte rispetto ai primi e, di conseguenza, anche meno dispendiose. Un’ulteriore aspetto positivo per cui si preferisce la metodologia agile è la flessibilità: i requisiti dei clienti sono raccolti in modo graduale durante le diverse fasi progettuali, privilegiando una continua interazione e aggiornamento degli utenti finali e mostrando loro, direttamente all’interno del sistema, le funzionalità richieste non appena vengono implementate. Un esempio di sistema gestionale di grande successo è SAP. È articolato in moduli ossia in insiemi e sotto insiemi di funzionalità che afferiscono alla stessa area funzionale. Attualmente, però, le aziende presentano sempre più delle strutture organizzate per processi piuttosto che per funzioni; è per questo motivo che anche SAP, negli anni, ha reso disponibili molte integrazioni a livello di processi interni ed esterni. Tra le funzionalità maggiormente apprezzate in ambito Finance si possono individuare la gestione reddituale e la gestione dei ledger paralleli di cui viene fornita una panoramica nel quarto capitolo dell'elaborato. Esaminando SAP da un punto di vista più analitico, invece, lo si può considerare come un’enorme contenitore di dati che, se adeguatamente analizzati, elaborati e ancor più importante contestualizzati, possono trasformarsi in informazioni molto utili per la definizione di strategie di business e la successiva formulazione di piani d’azione e attività concrete al fine di realizzarle. La comunicazione aziendale sostenuta dai sistemi informativi può essere di due tipologie: interna, rivolta quindi ai soggetti che appartengono all’azienda stessa ed esterna, ossia indirizzata a tutti i portatori di interesse nei confronti dell’azienda, ma che operano al di fuori di essa. Attraverso SAP è possibile produrre reportistica obbligatoria o facoltativa da inviare a istituti governativi o rendere disponibile e consultabile all’esterno e resoconti ad uso esclusi