Dematerializzazione dei documenti, fatturazione elettronica e "information capture": panoramica generale e un caso aziendale

La dematerializzazione dei documenti è il processo mediante il quale vengono eliminati i documenti cartacei a favore di una loro emissione e conservazione su supporto esclusivamente elettronico. Alcuni processi aziendali, nati in tempi lontanissimi e rimasti praticamente immutati fino a pochi anni fa, come la firma autografa, l'archiviazione, la fatturazione e la circolazione dei documenti, stanno subendo una radicale trasformazione per effetto delle tecnologie legate alla digitalizzazione dei documenti. La presente trattazione vuole sottolineare l'importanza sempre crescente di questa tematica nei vari settori dell'economia: ad oggi la normativa di riferimento è completa e i benefici, non solo economici, ma anche ambientali, sono stati dimostrati da diverse ricerche di importanti osservatori e istituti, basate su esperienze reali delle prime società in Italia che hanno adottato ¿modelli di fatturazione elettronica¿. Tale questione è molto attuale in quanto il mercato impone una maggiore ottimizzazione dei processi per essere competitivi, senza trascurare però il senso di responsabilità verso l'ambiente al fine di preservarlo e di limitare così gli impatti legati all'utilizzo della carta che negli uffici è di uso quotidiano. Questo elaborato nasce non solo da un forte interesse per ciò che concerne processi di innovazione delle attività aziendali, ma anche da un'esperienza di stage in EOS Reply, società di outsourcing amministrativo, dove ho avuto modo di lavorare per nove mesi sull'implementazione, lo sviluppo e il mantenimento di un sistema di Information Capture per la registrazione automatizzata delle fatture passive di un importante Cliente torinese, leader nel settore della propulsione aerospaziale. La normativa di riferimento e case history di aziende che hanno deciso di avvalersi del documento informatico, unitamente ai dati forniti da diversi studi, testimoniano l'importanza sempre più centrale che la tematica della dematerializzazione sta avendo: l'innovazione nei processi amministrativi (più in generale in quelli aziendali) è ormai considerata un fattore fondamentale per garantire la loro efficacia e efficienza favorendo una maggiore velocità del ciclo ordine ¿ pagamento a costi minori.