Analisi dei processi amministrativi di System Evolution SRL

Lo studio ha l'obiettivo di analizzare i processi amministrativi di System Evolution, azienda italiana di servizi informatici e di illustrare le azioni intraprese per migliorare alcuni di questi. Inizialmente si è studiato il business e il mercato in cui System Evolution opera illustrando il sistema informativo utilizzato. L'analisi si è poi focalizzata sulla struttura organizzativa che ha richiesto lo studio dei vari team operativi chiamati Business Line, dei responsabili delle vendite e della struttura amministrativa che supporta l'azienda. All'interno dei team operativi, i dipendenti sono classificati con qualifiche specifiche a seconda delle mansioni svolte. Attraverso l'affiancamento ai Manager e al personale amministrativo si sono poi analizzati i processi individuando i gap che potevano essere colmati. In particolare, i processi che si sono analizzati e revisionati sono i seguenti: Gestione costi standard, Gestione Ricavi standard, Creazione di una commessa, Utilizzo foglio di programmazione commessa, Processo Manuale acquisizione timesheet. I primi due processi riguardano le commesse definite chiavi in mano: in questi casi con il cliente si definisce il budget per la realizzazione di un progetto. In fase di contratto, però, il numero di ore necessarie allo svolgimento del progetto non è definito. System Evolution, tuttavia, ha la necessità di stimare le ore per attivare una corretta programmazione di commessa. Il sistema originario prevedeva che per ogni qualifica ci fossero dei costi standard, calcolati come il costo medio dei dipendenti facenti parte di quella mansione e dei ricavi standard. Dall'analisi del processo si è osservato che entrambi i dati non tenessero conto del periodo contabile. Utilizzare le stesse tariffe e gli stessi costi però, aveva prodotto delle distorsioni nel processo di programmazione e controllo delle commesse. Le condizioni di mercato e altri fattori, infatti, avevano contribuito a modificare i dati e il mantenimento di questi aveva avuto un impatto sulle programmazioni di commessa. L'aggiornamento ha comportato la revisione di tutte le commesse aperte nei primi sei mesi del 2015 e questo ha avuto un forte impatto sul monitoraggio delle attività in cui viene illustrato l'andamento delle varie Business Line, dell'azienda nel suo complesso e il risultato consuntivo di ciascun commerciale rispetto al budget assegnato. L'aggiornamento di costi e ricavi ha richiesto l'adeguamento del foglio di programmazione commessa, del documento necessario per l'apertura della commessa e del sistema informativo SAP. Dall'analisi di questo e di altri processi è parso evidente come, spesso, il sistema di programmazione e controllo presenti alcune debolezze. Ciò è dato anche dal fatto che una realtà aziendale relativamente piccola possa avere qualche incertezza nell'attivare un team di esperti che gestisca quest'area strategica aziendale. Una delle motivazioni potrebbe essere legata ai costi che il cambiamento potrebbe comportare. In secondo luogo, la mancata creazione di questa nuova area, potrebbe essere legata alla forte componente emozionale che risiede nell'amministratore delegato. Come creatore dell'azienda la percezione del controllo può voler dire riuscire sempre ad operare in prima persona. Ciò non toglie che l'analisi oggettiva fatta mostri come, talvolta, avere un team di fiducia che supporti l'amministratore delegato nella varietà dei lavori che esso compie, potrebbe creare valore per l'azienda.