La digitalizzazione dei documenti cantabili e fiscali

Scopo di questa tesi è di dimostrare , sullo sfondo di una chiara, attuale e vigente normativa, come la tenuta e la conservazione dei documenti contabili e fiscali in formato digitale possano sostituire pienamente i tradizionali metodi di formazione e conservazione delle registrazioni aziendali. Nell'ambito del cd. ¿Decreto anticrisi¿ (D.L. 29/11/2008, n. 185,convertito dalla L. 28/01/2009, n. 2) il legislatore si è occupato di formazione, tenuta e conservazione in formato digitale di scritture e documenti con rilevanza contabile e fiscale; l'intervento, con il quale viene aggiunto un ulteriore e significativo tassello al sistema delle norme che disciplinano la materia, si concretizza con l'inserimento, nel codice civile, del nuovo art. 2215-bis, recante la rubrica ¿documentazione informatica¿, che consente la completa digitalizzazione di ¿libri¿, ¿repertori¿ e ¿scritture¿, i quali possono ora essere tenuti in forma esclusivamente digitale, con la completa soppressione della necessità di effettuarne stampe su supporti cartacei. Nella sistematica del Codice, gli adempimenti relativi alla tenuta delle scritture contabili vengono distintamente disciplinati rispetto a quelli relativi alla conservazione delle stesse; sebbene il nuovo art. 2215-bis intervenga direttamente solo sul primo profilo, il Decreto introduce altresì alcune semplificazioni in merito alla fase della ¿conservazione¿ digitale di documenti. Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei, che per legge alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare, con l'equivalente documento in formato digitale che viene ¿bloccato¿ nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. È infatti la tecnologia della firma digitale che permette di dare la paternità e rendere immodificabile un documento informatico, affiancato poi dalla marcature temporale permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto. La tenuta delle scritture contabili in formato digitale secondo le normative vigenti reca diversi vantaggi. Oltre all'evidente possibilità di risparmiare spazio e di rendere enormemente più semplice l'accesso alle informazioni attraverso la possibilità di utilizzare metodologie di ricerca dei dati impensabili per gli archivi cartacei, essa offre opportunità connesse al controllo interno aziendale quale una maggiore tracciabilità e documentabilità delle attività, una maggiore sicurezza e integrità dei dati, una maggiore efficacia ed efficienza dei processi aziendali legati all'area logistico-commerciale e amministrativo-finanziario. A differenza infatti dei documenti cartacei, i documenti conservati in modalità digitale non possono essere sostituiti, modificati o soggetti a riadattamenti postumi. È innegabile comunque, che i risparmi più rilevanti connessi alla digitalizzazione dei documenti contabili e fiscali sia individuabile nelle fatture, sia perché è il documento che più di altri viene prodotto ed utilizzato, sia perché è il documento che nei processi aziendali collega il processo amministrativo (contabilità e controllo) al processo finanziario (incassi, pagamenti e tesoreria).